Als ondernemer is jouw telefoon meer dan alleen een communicatiemiddel. Het is jouw kantoor in je broekzak, de directe lijn naar jouw klanten en de motor achter jouw dagelijkse werkzaamheden. Maar heb je je ooit afgevraagd hoe je die onmisbare zakelijke telefoonkosten fiscaal slim aanpakt? De relatie tussen jouw zakelijke telefoon en de Belastingdienst kan soms wat ingewikkeld lijken. Laten we samen die mist optrekken en helderheid scheppen over de aftrekbaarheid van jouw telefoonkosten.
De basis: privé of zakelijk gebruik van je telefoon
De Belastingdienst maakt een duidelijk onderscheid: kosten die je maakt voor je onderneming, mag je aftrekken. Kosten voor privégebruik, die horen bij jou als persoon, zijn niet aftrekbaar van de winst van je bedrijf. Bij een zakelijke telefoon ligt dit vaak genuanceerd. Je gebruikt die smartphone of vaste lijn waarschijnlijk voor bellen, mailen én WhatsAppen met vrienden of familie. Hoe scheid je die werelden?
De simkaart als sleutel tot aftrekbaarheid
De meest eenvoudige manier om aan te tonen dat je kosten zakelijk zijn, is door de aanschaf en de maandelijkse kosten volledig op naam van jouw eenmanszaak of BV te zetten. Dit is de meest zuivere aanpak voor de aftrek zakelijke telefoon.
- Zet het abonnement op naam van jouw bedrijf.
- Kies voor een zakelijk abonnement, hoewel een privéabonnement dat je deels zakelijk gebruikt ook kan.
- Bewaar alle facturen goed. Dit is jouw bewijs bij een eventuele controle.
Wanneer de telefoon en het abonnement volledig zakelijk zijn, trek je de kosten direct af van je omzet. Simpel en helder voor de fiscus.
VIDEO: Vieze stalker fake gesprek – Neem iedereen in de maling met de foplijn!
Wanneer je privétoestel zakelijk gebruikt
Veel ondernemers, zeker ZZP’ers, gebruiken hun privételefoon ook voor hun zaak. Je wilt niet twee toestellen meeslepen. Dit is volkomen begrijpelijk. De Belastingdienst hanteert hierbij een pragmatische aanpak, mits je de verhoudingen duidelijk kunt maken. Wel zijn er duidelijke regels voor zakelijk telefoongebruik waar je rekening mee moet houden.
Heb je één telefoon die je voor zowel privé- als zakelijke doeleinden gebruikt, dan deel je de kosten. Dit noemen we een forfaitaire regeling of een nauwkeurige onderbouwing. De wetgeving rondom zakelijke kosten telefoon aftrekken staat dit toe, maar je moet wel aannemelijk maken wat het zakelijke aandeel is.
Stel, je hebt een abonnement van € 60 per maand. Je belt veel voor je werk, maar ook privé. De Belastingdienst accepteert vaak een percentage, bijvoorbeeld 70% zakelijk, als je dit goed kunt onderbouwen. Zorg dat je in je administratie helder hebt hoe je tot dat percentage komt. Denk aan het aantal zakelijke belminuten versus privébelminuten, of de verhouding tussen zakelijke en privédataverbruik.
De btw en jouw zakelijke telefoon
Als ondernemer die btw afdraagt, wil je natuurlijk ook de btw op die telefoonkosten terugvorderen. Dit is een belangrijk onderdeel van jouw btw-aangifte telefoon zakelijk.
Verdiepende links
Verrijk je kennis over Telefoon Belastingdienst zakelijk bellen en contact opnemen met deze essentiële leesmaterialen.
- Belastingdienst bellen – kijk welk nummer u moet hebben …
- Belastingdienst / BelastingTelefoon | Contact | Rijksoverheid.nl
Aanschaf van de telefoon (het toestel)
Betaal je de telefoon in één keer? Dan mag je de btw over de aanschafprijs aftrekken. Dit geldt als de telefoon hoofdzakelijk zakelijk wordt gebruikt. Wil je meer weten over de belastingregels voor de zakelijke telefoon? Let op: als de telefoon een relatief lage waarde heeft (vaak onder de € 450 exclusief btw), kun je de btw direct aftrekken. Bij duurdere toestellen moet je mogelijk afschrijven over de btw-aftrek, afhankelijk van hoe je de afschrijving van het toestel zelf verwerkt.
Heb je de telefoon in termijnen gekocht via een abonnement? Dan mag je de btw over de aanschafkosten van het toestel vaak meteen aftrekken, zelfs als je de maandelijkse kosten verdeelt. Raadpleeg hiervoor wel de specifieke factuurvoorwaarden van jouw provider. Veel providers splitsen de toestelkosten en de abonnementskosten op de factuur, wat het overzichtelijk maakt.
Abonnementskosten en btw
De maandelijkse abonnementskosten, inclusief data en bellen, zijn makkelijker. Hierover mag je de btw aftrekken in de maand dat je de factuur betaalt, mits je het zakelijke deel vaststelt. Als je 80% zakelijk bent, trek je 80% van de betaalde btw terug.
Voor de btw maakt het trouwens minder uit of je een privé- of zakelijk abonnement hebt, zolang je maar kunt aantonen welk deel zakelijk is. De btw-regels zijn hier vaak iets soepeler dan de inkomstenbelastingregels rondom de aftrek.
Fiscale aandachtspunten bij nieuwe regels
De regels rondom technologie en thuiswerken veranderen voortdurend. De Belastingdienst kijkt steeds kritischer naar de scheiding tussen werk en privé. Dit zie je bijvoorbeeld terug in de eisen rondom de administratieve verantwoording van jouw telefoonkosten voor de inkomstenbelasting.
Administratie is jouw beste vriend
Je moet altijd kunnen aantonen dat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt voor je onderneming. Dit is geen loze kreet; het is jouw veiligheidsnet.
Zorg voor:
- Duidelijke facturen waarop jouw bedrijfsgegevens staan (indien zakelijk afgesloten).
- Een logboek of een overzicht van het percentage zakelijk gebruik (bij gemengd gebruik).
- Een bewijs dat de telefoon daadwerkelijk wordt gebruikt voor zakelijke doeleinden (bijvoorbeeld door een aparte zakelijke simkaart te gebruiken).
De € 0 forfaitaire regeling voor de tweede lijn
Sinds enkele jaren is er een vereenvoudiging voor de zogenaamde ’tweede lijn’ communicatie. Als je al een telefoon van de zaak hebt (volledig zakelijk gefaciliteerd) en je gebruikt die voor zowel zakelijk als privé, dan hoef je privégebruik vaak niet meer na te prijzen of te verantwoorden, zolang het niet excessief is. Dit geldt echter vooral voor telefoons die de onderneming aanschaft.
Als je daarentegen jouw privételefoon gebruikt voor de zaak, en je wilt de kosten daarvan aftrekken, dan moet je het percentage zakelijk gebruik blijven onderbouwen, tenzij je de kosten volledig voor je rekening neemt en niets aftrekt.
Wat als je een mobiele telefoon van de zaak hebt?
Als je de telefoon volledig van de zaak koopt, is de situatie helder: het is een bedrijfsmiddel. De kosten zijn aftrekbaar. Hier komt wel de bijtelling om de hoek kijken als je het toestel ook privé gebruikt. Dit is een belangrijk punt bij telefoon van de zaak bijtelling.
Heb je een telefoon die je voor meer dan 10% privé gebruikt? Dan moet je een bijtelling voor privégebruik toepassen in de winstaangifte. De Belastingdienst gaat ervan uit dat je een voordeel geniet door privé te bellen met een dure zakelijke telefoon. Dit voordeel wordt belast als inkomen.
Voor de meeste zakelijke telefoons hanteert de fiscus een vast bedrag per jaar voor deze bijtelling. Dit bedrag wordt opgeteld bij jouw winst, waardoor je hierover inkomstenbelasting betaalt. Dit is een correctie op de eerder genomen aftrek van de kosten van de telefoon.
Het eenvoudige alternatief: Geen bijtelling als je minder dan € 500 betaalt
Er is een uitzondering die jouw administratieve last flink vermindert. Als de totale kosten van de telefoon (aanschaf plus abonnement) per jaar minder dan € 500 (exclusief btw) bedragen, en de telefoon staat op de zaak, dan hoef je in principe geen bijtelling toe te passen, zelfs als je hem privé gebruikt. Dit maakt kleine, eenvoudige telefoons fiscaal erg aantrekkelijk om volledig zakelijk te houden.
Dit geldt voor telefoons en de bijbehorende abonnementen. Controleer jaarlijks of dit drempelbedrag nog hetzelfde is, want de fiscus past dit soms aan.
Veelgestelde vragen over telefoon belastingdienst zakelijk
Je hebt nu de basisprincipes gehoord. Maar vaak borrelen er nog specifieke vragen op. Hieronder vind je antwoorden op enkele veelgestelde zaken.
Mag ik mijn privételefoonabonnement volledig aftrekken als ik er veel zakelijk mee bel?
Nee, als je de telefoon ook privé gebruikt, mag je niet de volledige kosten aftrekken. Je moet het zakelijke deel aantonen en alleen dat deel is aftrekbaar van de winst. De Belastingdienst eist een redelijke onderbouwing van de verhouding zakelijk versus privé.
Hoe zit het met de btw op een tweedehands zakelijke telefoon?
Als je een tweedehands toestel koopt van een andere ondernemer die btw heeft verlegd, kun je de btw niet terugvorderen. Koop je het van een particulier? Dan is er sowieso geen btw om af te trekken. Koop je een tweedehands toestel met factuur van een btw-ondernemer, dan mag je de btw over de aanschafprijs aftrekken, net als bij een nieuw toestel.
Moet ik een aparte zakelijke simkaart hebben om kosten af te trekken?
Nee, een aparte zakelijke simkaart is niet verplicht, maar het maakt het aantonen van zakelijk gebruik wel aanzienlijk eenvoudiger. Als je een aparte simkaart hebt, zijn de kosten van dat abonnement makkelijk als 100% zakelijk te beschouwen, wat jouw administratie vereenvoudigt.
Wat is de bijtelling precies bij een zakelijke telefoon?
De bijtelling is een correctie als je een telefoon van de zaak ook privé gebruikt. De Belastingdienst ziet dit privégebruik als een voordeel dat je geniet, en dat voordeel telt op bij jouw winst. Hierdoor betaal je inkomstenbelasting over dat extra bedrag. Dit voorkomt dat ondernemers dure telefoons volledig zakelijk houden terwijl ze deze ook voor privédoeleinden gebruiken.
