Congres organiseren op locatie? Dan denk je hier aan!

Bijna iedereen die hogerop wil in het bedrijfsleven krijgt er waarschijnlijk mee te maken. Het organiseren van een congres op locatie. Het organiseren van een dergelijk festijn kan vaak duurder uitvallen dan je in eerste instantie denkt. Dit komt vaak doordat er onvoorziene kosten met zich meekomen. Gelukkig kun je dit vrij succesvol beperken, door middel van goede afspraken. Welke afspraken je precies moet maken leg ik je uit in deze blog.

Catering

Een congres op locatie bij bijvoorbeeld een congrescentrum o.i.d. organiseer je natuurlijk niet zomaar. Je doet dit om een blijvende indruk achter te laten bij écht al je gasten. Daarom is het belangrijk dat je goed in kaart brengt of er gasten zijn die een bepaalt dieet hanteren. Wanneer dit zo is, geef dit dan door aan je congreslocatie. Een beetje congreslocatie draait hier zijn hand niet voor om en kan vaak zonder extra kosten ander voedsel op de kaart zetten. Toch zijn er een aantal locaties die hier jammer genoeg iets moeilijker over doen en waar je dus naderhand een rekening gepresenteerd krijgt.

Uitloop

Hoe goed je normaal ook bent in het strak afplannen van bepaalde zaken. Een congres kan altijd uitlopen, wanneer dit gebeurd is dat natuurlijk niet het einde van de wereld. Dit kan echter wel voor onnodig extra kosten zorgen. Wanneer je goede afspraken maakt met je congreslocatie over potentiële uitloop en de kosten hiervan kun je vrij succesvol extra kosten beperken. Win sowieso informatie in over de mogelijkheid tot uitloop. Wanneer er heel veel andere congressen en evenementen zijn op de dag van jouw congres is de kans groot dat er geen mogelijkheid is tot uitloop.

Succes

Als laatste wil ik je heel veel succes wensen bij het organiseren van je congres op een sfeervolle congreslocatie. Zorg dat je congres bij de locatie past en laat de locatie vervolgens de rest van het werk doen.