Kantoorruimte huren in 4 simpele stappen

Je eerste kantoorruimte huren kan een spannende stap zijn. Ga je op internet orienteren, dan kom je in een spinnenweb aan informatie terecht. Een grote kans dat je door de bomen het bos niet meer ziet.

In de praktijk valt het eigenlijk wel mee. Wel is het belangrijk om een aantal zaken in de gaten te houden. In dit artikel vertel ik je aan de hand van onderstaande Infographic waar je op moet letten.

infographic kantoorruimte huren

Goede voorbereiding

10 tips voor een goede voorbereiding:

  • Oppervlakte. Hoeveel vierkante meter kantoor heb je nodig per persoon? Dat bepaal je volgens de NEN 1824 aan de hand van het aantal onderdelen op de werkplek. Voorbeeld: Werkplek; 4m2, Flatscreen; 1 m2, Diep (CRT) beeldscherm; 2 m2, Lees/schrijfvlak; 1 m2, ladekast; 0,5 m2, Vrijstaande kast; 1 m2, Vergaderruimte; 2 m2 per persoon.
  • Huurtermijn. Voor welke periode wil je een kantoorruimte huren? Verstandig is om een kortlopende huurtermijn te kiezen, waarbij je zelf kiest om te verlengen. Zoek daarvoor specifiek voor een flexibele kantoorruimte.
  • Locatie. Moet je bereikbaar zijn voor klanten? Breng dan in kaart welk vervoersmiddel zij voornamelijk gebruiken. Openbaar vervoer of per auto?
  • Inrichting. Heb je een ingerichte werkplek nodig of wil je zelf de inrichting bepalen? In het laatste geval moet je apart budget vrijmaken naast de huurprijs.
  • Services. Behalve een plek om te werken bieden sommige verhuurders ook andere diensten aan. Denk hierbij aan; vergaderruimtes, receptiedienst, internet of postafhandeling.
  • Indeling. Wil je een kantoor voor jezelf, werken in een openbare ruimte of een kantoor delen met andere ondernemers?
  • Parkeren. Ontvang je regelmatig bezoekers? Parkeermogelijkheden voor de deur zijn dan een echte service. Tenzij bezoekers hiervoor moeten betalen.
  • Netwerken. De actieve ondernemers op een specifieke locatie kan ook doorslaggevend zijn. Dit kan je navragen bij de verhuurder, maar staat vaak ook op de website vermeld.
  • Inspiratie. Hoe is de sfeer op locatie, maar let ook vooral op de uitstraling van mensen. Is er onderling contact of werkt iedereen afzonderlijk?

Type kantoorruimtes

Kantoorruimtes worden op verschillende manieren verhuurd. Makelaars noemen dit kantoor concepten.

De meest voorkomende kantoor concepten zijn:

  • Conventionele kantoorruimtes. 10 jaar geleden was dit de enige vorm van werkplek die je kon huren. Je huurt een kale werkplek voor een lange termijn. Geschikt voor ondernemers met budget, zekerheid voor de toekomst en waarbij de werkplek moet aansluiten bij het imago.
  • Bedrijfsverzamelgebouw. Ben je ZZP of MKB bedrijf met enkele medewerkers? Binnen een bedrijfsverzamelgebouw deel je het gebouw / verdieping met andere bedrijven. Het grote voordeel hiervan is dat je de kosten voor aanwezige faciliteiten ook met deze bedrijven deelt. Daarnaast zijn de werkplekken vaak al voor je ingericht, en heb je een flexibele huurtermijn.
  • Business center. Meer gericht op services, maar vergelijkbaar met bedrijfsverzamelgebouw. Heb je meer aanvullende diensten nodig? Dan is een business center zeer geschikt.
  • Coworking werkplekken. Ben je ZZP en wil je graag met andere ondernemers werken? Op een coworking werkplek werk je met andere ondernemers binnen dezelfde ruimte.

Kantoorruimte vinden

Je zoektocht naar je eerste kantoorruimte kan beginnen. Waar start je?

  • Funda. Niet alleen voor een nieuwe woning kan je terecht op Funda. Ook voor bedrijfsmatig onroerend goed heeft Funda (in business) het meest complete aanbod online.
  • Google. Wanneer je naar iets op zoek bent denk je natuurlijk al snel aan Google. De zoekmachine is ook een handig middel om in contact te komen met verhuurders van werkplekken.
  • Email. Maak kenbaar dat je kantoorruimte zoekt in de handtekening van je verstuurde emails. Wellicht weet iemand een goede locatie die je nog niet op het oog hebt.
  • Netwerk. Breng je persoonlijke en zakelijke netwerk op de hoogte. Ook hier kan je via-via op de hoogte worden gebracht van een goede locatie.